អ្វីដែលនិយោជកមិនគួររក្សាទុកក្នុងកំណត់ត្រាបុគ្គលិក

អ្វីដែលគួរ (និងមិនគួរ) អ្នកដាក់ក្នុងឯកសារបុគ្គលិក

និយោជកមិនគួរដាក់ធាតុមួយចំនួននៅក្នុង ឯកសារបុគ្គលិកទូទៅ របស់អ្នកឡើយ។ មាតិកានៃ ឯកសារបុគ្គលិក និងកំណត់ត្រារបស់អ្នកជាទូទៅអាចទទួលបានពីបុគ្គលិកធនធានមនុស្សបុគ្គលិកនិងអ្នកគ្រប់គ្រងនិងអ្នកគ្រប់គ្រងបុគ្គលិកនៅក្នុងក្រុមហ៊ុនមួយចំនួន។

ចំពោះអ្នកផ្សេងទៀតការចូលប្រើត្រូវបានកំណត់ចំពោះបុគ្គលិកធនធានមនុស្សហើយនិយោជិតអាច ស្នើសុំចូលមើល កំណត់ត្រារបស់ពួកគេ។ មេធាវីក៏អាចបង្គាប់ខ្លឹមសារនៃកំណត់ត្រាបុគ្គលិកសម្រាប់ពាក្យបណ្តឹងនិងពាក្យបណ្តឹង គណៈកម្មការឱកាសការងារស្មើគ្នា (EEOC) ។

អតីតបុគ្គលិកម្នាក់ក៏អាចស្នើសុំច្បាប់ថតចម្លងបុគ្គលិករបស់គាត់ផងដែរ។

ជាមួយនឹងការប្រើប្រាស់សក្តានុពលទាំងនេះនិងអ្នកមើលសក្តានុពលនៃកំណត់ត្រាបុគ្គលិករបស់អ្នកនិយោជកត្រូវយកចិត្តទុកដាក់ថែរក្សាដោយមិនលំអៀងនូវ ឯកសារជាក់ស្តែង នៃប្រវត្តិការងាររបស់និយោជិតនៅក្នុងកំណត់ត្រាបុគ្គលិករបស់អ្នក។ ហេតុដូច្នេះសូមអនុវត្តគោលការណ៍ណែនាំទូទៅទាំងនេះចំពោះឯកសារដែលអ្នករក្សាទុកក្នុងកំណត់ត្រាបុគ្គលិករបស់អង្គការអ្នក។

គោលការណ៍ណែនាំទូទៅសម្រាប់មាតិកាឯកសារបុគ្គលិក

• ព័ត៌មានក្នុងបញ្ជីបុគ្គលិកត្រូវតែជាការពិត។ មតិយោបល់របស់អ្នកគ្រប់គ្រងឬធនធានមនុស្ស កំណត់ចំណាំចៃដន្យ និយាយដើមគេ ពាក្យចចាមអារាមគ្មានមូលដ្ឋាន; សំណួរ, របាយការណ៏, ឬការចោទប្រកាន់ tattletale ពីបុគ្គលិកផ្សេងទៀតដែលមិនត្រូវបានរុករក; ការចោទប្រកាន់មិនត្រូវបានបន្តស៊ើបអង្កេតនិងបញ្ចប់ឡើយ។ និងព័ត៌មានមិនពិតអង្គហេតុការអត្ថាធិប្បាយណាមួយឬកំណត់ចំណាំគួរតែត្រូវបានដកចេញពីឯកសារបុគ្គលិករបស់បុគ្គលិក។
  
  ឧទាហរណ៍មួយនៃឧទាហរណ៍អាក្រក់បំផុតនៃការអត្ថាធិប្បាយប្រមាថដែលអ្នកគ្រប់គ្រងធនធានមនុស្សត្រូវបានរកឃើញដែលបានដាក់ក្នុងកំណត់ត្រាបុគ្គលិកពាក់ព័ន្ធនឹងកំណត់ត្រាសំភាសន៍របស់ប្រធានចាត់ការមួយរូប។ ម្នាក់បាននិយាយថា: «ប្រហែលជាមានជាតិខ្លាញ់ពេកដើម្បីក្រោកឈរឡើងតាមជណ្តើរនៅពេលដែលត្រូវការ»។ សូមស្រមៃគិតថាបុគ្គលិកនិយោជកនិងសូម្បីតែបុគ្គលិកនិងអ្នកត្រួតពិនិត្យនាពេលអនាគតអានមតិបែបនេះ។
  
  នៅក្នុងក្រុមហ៊ុនមួយទៀតអ្នកគ្រប់គ្រងបានរកឃើញកំណត់ត្រាមិនត្រឹមត្រូវដែលអ្នកគ្រប់គ្រងនិងអ្នកផ្សេងទៀតបានដាក់នៅក្នុងឯកសាររបស់បុគ្គលិកដូចជា "ម៉ារីខឹងខ្លាំងណាស់ព្រោះនាងមិនបានទទួលការដំឡើងប្រាក់ខែទេហើយនាងបានបន្ថយការងាររបស់នាងដោយមានបំណងដើម្បីទទួលបានសូម្បីតែអ្នកគ្រប់គ្រងរបស់នាង" ។ មើលបញ្ហា?

• កំណត់ត្រាបុគ្គលិកត្រូវតែគិតអំពីទីតាំងឯកសារដែលសមស្រប។ កំណត់ពិធីសារសម្រាប់កំណត់ត្រាបុគ្គលិកក្រុមហ៊ុនរបស់អ្នកដោយផ្អែកលើ ច្បាប់ រដ្ឋនិង សហព័ន្ធច្បាប់ ការងារដូចជាច្បាប់ ធានារ៉ាប់រងសុខភាពនិងច្បាប់គណនេយ្យភាពឆ្នាំ 1996 (HIPAA) និងការអនុវត្តល្អបំផុតរបស់និយោជក។
  
  បន្ទាប់មកបិទជាមួយពិធីការ។ អ្នកមិនចង់រកលេសរបស់វេជ្ជបណ្ឌិតចៃដន្យដែលបានដាក់ចូលក្នុងឯកសារបុគ្គលិកនៅពេលដែលពួកគេស្ថិតនៅក្នុងឯកសារវេជ្ជសាស្ត្រ។ ហើយតើអ្នកចង់បានហេតុផលនិងយុត្តិកម្មសម្រាប់ ការជំរុញ របស់និយោជិកនៅក្នុងឯកសារបញ្ជីបើកប្រាក់បៀវត្សរ៍។
  
  អ្នកក៏មិនចង់បានកំណត់ត្រានៃការសម្រេចចិត្តជ្រើសរើសបុគ្គលិកដែល ពាក់ព័ន្ធនឹងការពិនិត្យផ្ទៃខាងក្រោយ ឬកំណត់ត្រាពីការពិភាក្សាជាមួយអតីតនិយោជកនៅក្នុងឯកសារបុគ្គលិក។

• អ្នកគ្រប់គ្រងអ្នកគ្រប់គ្រងនិងនិយោជិកផ្សេងទៀតដែលដាក់ឯកសារក្នុងកំណត់ត្រាបុគ្គលិកត្រូវបានទទួលការបណ្តុះបណ្តាលដើម្បីសរសេរឯកសារត្រឹមត្រូវ។ ការបញ្ជាក់ពី បុគ្គលិកម្នាក់ ដែលបាននិយាយថាបុគ្គលិកនោះជាអ្នក ស្លាប់ ហើយនឹងមិនទទួលបាន ប្រាក់កម្រៃ ពីបុគ្គលិករបស់អ្នកទេប៉ុន្តែអ្នកគ្រប់គ្រងដែលមិនបានទទួលការបណ្តុះបណ្តាលត្រូវបានគេដឹងថាបានសរសេរសេចក្តីថ្លែងស្រដៀងគ្នានេះ។
  
  ប្រសើរជាងនេះទៅទៀតដាក់កម្រិតលើការចូលទៅកាន់ឯកសាររបស់បុគ្គលិកបុគ្គលិកធនធានមនុស្សដែលទទួលខុសត្រូវចំពោះកំណត់ត្រានិងដឹងពីអ្វីដែលគួរនិងមិនគួរដាក់នៅក្នុងឯកសារបុគ្គលិក។
• តុល្យភាពព័ត៌មានដែលអ្នកដាក់នៅក្នុងកំណត់ត្រាបុគ្គលិកដើម្បីរួមបញ្ចូលទាំងទិដ្ឋភាពវិជ្ជមាននិងអវិជ្ជមាន នៃប្រវត្តិការងាររបស់និយោជិក។ ជារឿយៗកំណត់ត្រាបុគ្គលិកសង្កត់ធ្ងន់រាល់ការកើតឡើងអវិជ្ជមាននិងខកខានចំពោះសមាសធាតុជាវិជ្ជមាន។
• ទទួលស្គាល់ពីភាពខុសគ្នារវាងកំណត់ត្រាផ្ទាល់ខ្លួនរបស់អ្នកគ្រប់គ្រងម្នាក់អំពីបុគ្គលិករាយការណ៍របស់គាត់និងរបាយការណ៍បុគ្គលិករបស់ក្រុមហ៊ុន។ កំណត់សម្គាល់របស់អ្នកត្រួតពិនិត្យដែលត្រូវបានប្រើសម្រាប់ ការកែលម្អការអនុវត្ត ដើម្បីតាមដានគម្រោងនិងការសម្រេចគោលដៅនិងដើម្បីកំណត់ដោយយុត្តិធម៌ ផែនការ ដំឡើងនិង ការអនុវត្តគម្រោង ជាឧទាហរណ៍ស្ថិតនៅក្នុងឯកសារឯកជនរបស់អ្នកគ្រប់គ្រងមិនមែននៅក្នុងកំណត់ត្រាផ្លូវការរបស់ក្រុមហ៊ុន។
  
  ទទួលស្គាល់ផងដែរនូវតម្រូវការក្នុងការបណ្តុះបណ្តាលអ្នកគ្រប់គ្រងក្នុងរបៀបកត់ត្រានិង ថែរក្សាឯកសារ នៅក្នុង ឯកសារ គ្រប់គ្រងរបស់ពួកគេ។ លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យដូចគ្នានឹងអង្គហេតុមិនមែនជាមតិយោបល់និងឧទាហរណ៍ជាក់ស្តែងមិនត្រូវនិយាយពីពាក្យសម្ដីផ្ទាល់ខ្លួនទេ។
  
  លិខិតបញ្ជាក់ឯកជនរបស់អ្នកមើលការខុសត្រូវអាចត្រូវបានផ្តល់ជាបន្ទុកក្នុងករណីបណ្តឹងដូច្នេះការប្រុងប្រយ័ត្នត្រូវបានផ្ដល់អនុសាសន៍សូម្បីតែចំពោះកំណត់ត្រាឯកជន។ ការអនុវត្តរបស់អ្នកគ្រប់គ្រងរក្សាឯកសារថតចម្លងដែលមាននៅក្នុងឯកសារនិយោជកផ្លូវការនៅក្នុងឯកសារគ្រប់គ្រងរបស់ពួកគេមិនត្រូវបានណែនាំទេ។

• ការជួលឯកសារនិងកំណត់សម្គាល់ការសំភាសន៍មានភាពមិនទៀងទាត់។ ការអនុវត្តន៍ល្អបំផុតគឺរក្សាឯកសារដាច់ដោយឡែកសម្រាប់ទីតាំងនីមួយៗដែលអ្នកបំពេញដែលរួមបញ្ចូលទាំងឯកសារទាំងអស់ដែលទាក់ទងនឹងការបំពេញទីតាំងនោះពីការងារដែលបានផ្ញើទៅការត្រួតពិនិត្យយោង។ ប្រវត្តិរូបរបស់អ្នកដាក់ពាក្យសុំសំបុត្រនិងពាក្យសុំជាកម្មសិទ្ធិរបស់ឯកសារនេះលើកលែងតែអ្នកត្រូវផ្លាស់ប្តូរពាក្យសុំបុគ្គលិករបស់អ្នកជួលទៅឯកសារបុគ្គលិក។
  
  ឯកសារនេះមានបញ្ជីផ្ទៀងផ្ទាត់ជាផ្លូវការនិងទំរង់បែបបទដែលខិតខំប្រឹងប្រែងដើម្បីតំណាងឱ្យដោយមិនលម្អៀងនូវគុណសម្បត្តិរបស់បុគ្គលិកសក្តានុពលនិងគាំទ្រការសម្រេចចិត្តរបស់អ្នកដើម្បីជួលបេក្ខជនដែលមានសមត្ថភាពបំផុត។ យោបល់និងកំណត់ចំណាំ របស់អ្នកគ្រប់គ្រង ការ ជួល ដែលត្រូវបានធ្វើឡើងក្នុងកំឡុងពេល ជួល មិនមាននៅក្នុងឯកសារនេះទេ។ ធនធានមនុស្សអាចប្រមូលកំណត់ត្រាទាំងនេះដើម្បីរក្សាឯកសារទាំងស្រុងលើសេចក្តីសម្រេចការងារប៉ុន្តែពួកគេមិនស្ថិតនៅក្នុងកំណត់ត្រាបុគ្គលិកឡើយ។

• ឯកសារជាក់ស្តែងស្តីពីការសម្រេចចិត្តក្នុងការងារ ដូចជា ការជំរុញ ការផ្ទេរទៅកាលានុវត្តភាព និង កំណើនប្រាក់ខែ គឺជាកម្មសិទ្ធិរបស់កំណត់ត្រាបុគ្គលិក។ ទស្សនៈរបស់អ្នកគ្រប់គ្រងឬបុគ្គលិកធនធានមនុស្សអំពីបុគ្គលិកមិនធ្វើ។ ឯកសារសកម្មភាពវិន័យជាផ្លូវការ ដូចជាការព្រមានជាលាយលក្ខណ៍អក្សរ ក៏ជាកម្មសិទ្ធិរបស់ឯកសារបុគ្គលិក។

ឧទាហរណ៍ជាក់លាក់នៃឯកសារដែលមិនគួរមាននៅក្នុងកំណត់ត្រាបុគ្គលិក

ព័ត៌មានខាងកមមិនគួរដាក់ក្នុងបញ្ជីបុគ្គលិកឡើយ។ ឯកសារអាចតម្រូវឱ្យមានឯកសារដាច់ដោយឡែកដែលអាចចាត់ទុកថាជាឯកសារគ្រប់គ្រងឬគ្រប់គ្រងឬមិនត្រូវរក្សាទុកដោយនិយោជក។

• ពត៌មានវេជ្ជសាស្រ្ត ណាមួយ មាន នៅក្នុង ឯកសារវេជ្ជសាស្រ្ត ។
• ព័ត៌មានប្រាក់បៀវត្សរ៍ ជាកម្មសិទ្ធិរបស់ ឯកសារបញ្ជីបើកប្រាក់បៀវត្ស ។
• ឯកសារដែលរួមមាននិយោជិកលេខសន្តិសុខសង្គមឬព័ត៌មានអំពីប្រភេទការពាររបស់និយោជិក ដូចជាអាយុពូជសាសន៍ភេទភេទប្រភពដើមពិការស្ថានភាពអាពាហ៍ពិពាហ៍ជំនឿសាសនាជាដើមមិនគួររក្សាទុកនៅក្នុងឯកសារបុគ្គលិកឡើយ។
• ឯកសារត្រួតពិនិត្យ សម្រាប់គោលបំណងគ្រប់គ្រងការងាររបស់និយោជិតការកំណត់គោលដៅការផ្តល់មតិយោបល់និងអ្វីផ្សេងៗទៀតគួរតែត្រូវបានដាក់នៅក្នុងឯកសារឯកជនអ្នកគ្រប់គ្រងឬអ្នកគ្រប់គ្រងដែលគ្រប់គ្រង។
• សម្ភារៈស៊ើបអង្កេត រួមទាំងពាក្យបណ្តឹងបុគ្គលិកបទសម្ភាសន៍សាក្សីការសម្ភាសន៍បុគ្គលិកការរកឃើញអនុសាសន៍មេធាវីនិងដំណោះស្រាយព្រមទាំងការតាមដានដើម្បីធានាថាគ្មាន ការសងសឹក គួរតែស្ថិតនៅក្នុងឯកសារស៊ើបអង្កេតដែលដាច់ដោយឡែកពីកំណត់ត្រាបុគ្គលិក។
• ដាក់ពាក្យសុំ ទម្រង់ I-9 ក្នុងឯកសារ I-9 ឬទីតាំង ឆ្ងាយពីកំណត់ត្រាបុគ្គលិក។
• ដាក់ ការត្រួតពិនិត្យផ្ទៃខាងក្រោយ រួមបញ្ចូលប្រវត្តិឧក្រិដ្ឋរបាយការណ៍របាយការណ៍ឥណទានជាដើមនិងលទ្ធផលនៃការធ្វើតេស្តគ្រឿងញៀននៅក្នុងឯកសារដាច់ដោយឡែកមួយ ដែលអ្នកគ្រប់គ្រងអ្នកគ្រប់គ្រងនិងបុគ្គលិកមិនអាចចូលបាន។ SHRM ផ្តល់អនុសាសន៍ លើឯកសារដាច់ដោយឡែកនេះឬផ្តល់អនុសាសន៍ថាព័ត៌មាននេះក៏អាចត្រូវបានដាក់នៅក្នុងឯកសារវេជ្ជសាស្ត្ររបស់បុគ្គលិកដែរ។
• កំណត់ត្រា ឱកាសការងារស្មើភាពគ្នារបស់និយោជិក ដូចជាទម្រង់អត្តសញ្ញាណអត្តសញ្ញាណប័ណ្ណនិងរបាយការណ៍របស់រដ្ឋាភិបាលមិនត្រូវរក្សាទុកនៅក្នុងឯកសារបុគ្គលិកនិងកន្លែងណាដែលអ្នកគ្រប់គ្រងអាចចូលបានទេ។

ប្រសិនបើអ្នកអនុវត្តតាមការណែនាំទាំងនេះអង្គការរបស់អ្នកនឹងផ្ទុកប្រវត្តិរូបការងារជាក់ស្តែងនិងការងារដែលអាចទ្រទ្រង់បាននិងកំណត់ត្រាបុគ្គលិកនៅក្នុងទីតាំងសមរម្យ។

សេចក្តីជូនដំណឹង: សូមកត់សម្គាល់ថាព័ត៌មានដែលបានផ្តល់ជូនទោះបីជាមានសិទ្ធិក៏ដោយមិនត្រូវបានធានាចំពោះភាពត្រឹមត្រូវនិងភាពស្របច្បាប់នោះទេ។ គេហទំព័រនេះត្រូវបានអានដោយអ្នកស្តាប់ទូទាំងពិភពលោកនិងច្បាប់ការងារនិងបទបញ្ជាខុសគ្នាពីរដ្ឋទៅរដ្ឋនិងប្រទេសទៅប្រទេស។ សូមស្វែងរកជំនួយផ្នែកច្បាប់ឬជំនួយពីរដ្ឋាភិបាលសហព័ន្ធឬធនធានអន្តរជាតិដើម្បីធានាថាការបកស្រាយតាមផ្លូវច្បាប់របស់អ្នកនិងការសំរេចចិត្តត្រឹមត្រូវសម្រាប់ទីតាំងរបស់អ្នក។ ព័ត៌មាននេះគឺសម្រាប់ការណែនាំគំនិតនិងជំនួយ។