តើធ្វើដូចម្តេច (និងហេតុអ្វីបាន) ដើម្បីកត់ត្រាកំណត់ហេតុប្រជុំ
នាទីជាធម្មតារួមបញ្ចូល:
- ឈ្មោះអ្នកចូលរួម,
- ធាតុរបស់របៀបវារៈដែលគ្របដណ្តប់
- ការសម្រេចចិត្តដែលធ្វើឡើងដោយអ្នកចូលរួម,
- សកម្មភាពតាមដានដែលបានប្រព្រឹត្តឡើងដោយអ្នកចូលរួម,
- កាលបរិច្ឆេទកំណត់សម្រាប់ការបញ្ចប់ការប្តេជ្ញាចិត្តនិង
- ព្រឹត្តិការណ៍ឬការពិភាក្សាផ្សេងទៀតដែលមានតម្លៃឯកសារសម្រាប់ការពិនិត្យឡើងវិញឬប្រវត្តិសាស្រ្តនាពេលអនាគត។
កំណត់ហេតុប្រជុំពិសោធន៍គំរូផ្តោតលើការសម្រេចចិត្តដែលបានធ្វើឡើងនៅក្នុងកិច្ចប្រជុំនិងការប្តេជ្ញាចិត្តរបស់អ្នកចូលរួម។ ការប្តេជ្ញាត្រូវបានអមដោយកាលបរិច្ឆេទកំណត់និងព័ត៌មានលម្អិតផ្សេងទៀតដែលចាំបាច់សម្រាប់ការ យល់ដឹងរួមគ្នា ដោយអ្នកចូលរួមក្នុងកិច្ចប្រជុំ។
កំណត់ហេតុប្រជុំជាឯកសារប្រវត្តិសាស្ត្រ
ក្នុងនាមជាឯកសារប្រវត្តិសាស្ត្រពួកគេក៏មានប្រយោជន៍ផងដែរសម្រាប់ចងក្រងជាឯកសារនូវគំនិតសំខាន់ៗឬការពិភាក្សាដែលនាំឱ្យមានការសម្រេចចិត្ត។ ឧទាហរណ៍ការឆ្លើយសំណួរនៅពេលក្រោយមកនៅពេលសមាជិកក្រុមម្នាក់និយាយថា«តើយើងធ្លាប់គិតអ្វីនៅពេលយើងសម្រេចគោលដៅនេះ»។
កំណត់ហេតុកិច្ចប្រជុំដែលមានប្រសិទ្ធិភាពបង្ហាញពីជម្រើសប្រាំដែលក្រុមការងារបានពិភាក្សានិងហេតុផលសំខាន់ដែលត្រូវជ្រើសរើសមួយលើផ្លូវផ្សេងទៀត។
កំណត់ហេតុប្រជុំដែលមានប្រសិទ្ធភាពសម្រាប់កិច្ចប្រជុំអាជីវកម្មធម្មតាមិនចាំបាច់កត់ត្រារាល់ការពិភាក្សាទេ។
ពួកគេក៏មិនចាំបាច់និងមិនគួរនិយាយថានរណានិយាយអ្វីនោះទេ។ ក៏មិនគួរកត់ត្រានូវអ្វីដែលអ្នកចូលរួមទាំងអស់និយាយលម្អិត។ ក្នុងឧទាហរណ៍ដែលបានផ្តល់ឱ្យអ្នកចងក្រងចំណាំដែលមានប្រសិទ្ធភាពសង្ខេបការពិភាក្សាជាជាងការសរសេររាល់ពាក្យ។
(សូមទទួលស្គាល់ថាច្បាប់នេះមានលក្ខណៈខុសប្លែកគ្នាសម្រាប់ការប្រជុំផ្សេងៗទៀតក្នុងករណីដូចជាសកម្មភាពស្របច្បាប់សវនាការតុលាការជាដើម។
នាទីទាំងនេះតម្រូវឱ្យមានកំណត់ត្រាពិតប្រាកដនៃការសន្ទនានិងសេចក្តីថ្លែង។ ) ប៉ុន្តែកិច្ចប្រជុំកន្លែងធ្វើការធម្មតារបស់អ្នកមិនមានទេ។
ពេលណានិងរបៀបចែករំលែកសន្និសិទ
តាមឧត្ដមគតិកំណត់នាទីប្រជុំត្រូវបានផ្សព្វផ្សាយដល់អ្នកចូលរួមកិច្ចប្រជុំអេឡិចត្រូនិចនៅចុងបញ្ចប់នៃកិច្ចប្រជុំ។ ដោយធ្វើបែបនេះអ្នកចូលរួមបានកត់សម្គាល់ភ្លាមៗអំពីការសន្យានិងកាលបរិច្ឆេទរបស់ពួកគេ។ ប្រសិនបើមិនអាចធ្វើទៅបានទេ (ឧទាហរណ៍អ្នកកត់ត្រាចង់លុបបំបាត់កំហុសឆ្គង) អ្នកកត់ចំណាំគួរផ្សព្វផ្សាយកំណត់ហេតុប្រជុំក្នុងរយៈពេល 24 ម៉ោងនៃកិច្ចប្រជុំ។
នាទីកំណត់ជាការរំឭកដល់សមាជិកក្រុមការងារដែលបានធ្វើនៅក្នុងកិច្ចប្រជុំ។ ពួកគេជួយអ្នកចូលរួមផ្ទេរការប្តេជ្ញាចិត្តរបស់ពួកគេទៅប្រតិទិននិងធ្វើបញ្ជី។ ពួកវាបម្រើជាការរំឭកពីធាតុណាមួយដែលត្រូវចូលរួមដល់អ្នកចូលរួមមុនកិច្ចប្រជុំ។
(នេះអាចលុបបំបាត់បញ្ហាសំខាន់បំផុតមួយក្នុងចំណោមបញ្ហាធំ ៗ ជាច្រើនជាមួយការប្រជុំជាទូទៅ - ផ្តល់ព័ត៌មាននៅឯកិច្ចប្រជុំដើម្បីឱ្យអ្នកចូលរួមចំណាយពេលការប្រជុំអានជាជាងការធ្វើអន្តរកម្ម។ ) ជាការពិតមិនមែនជាចំណុចនៃកិច្ចប្រជុំនោះទេ។ ចំពោះអ្វីផ្សេងទៀតអ្នកមានឧបករណ៍ដូចជាអ៊ីមែលនិង Yammer ។
អ្នកនឹងចង់ពិនិត្យមើលឡើងវិញនូវនាទីប្រជុំរបស់អ្នកមុនពេលការប្រជុំបន្ទាប់ដើម្បីអោយមនុស្សអាចពិនិត្យមើលត្រឹមត្រូវនិងជំហានបន្ទាប់។
នាទីប្រជុំគឺជាការរួមចំណែកដ៏មានប្រសិទ្ធភាពចំពោះកិច្ចប្រជុំដែលទទួលបានជោគជ័យនៅពេលដែលបានសរសេរនិងចែកចាយអោយបានត្រឹមត្រូវក្នុងពេលកំណត់។ នេះជាការពិតណាស់នៅពេលដែលក្រុមមួយបាន បង្កើតនូវបទដ្ឋានដ៏រឹងមាំដែលគាំទ្រដល់ភាពជោគជ័យនៃអាជីវកម្មរបស់ខ្លួន ។
តើអង្គការចាត់ចែងរៀបចំកិច្ចប្រជុំដោយរបៀបណា?
សំខាន់ចំពោះជោគជ័យនៃកិច្ចប្រជុំ អ្នកកត់ត្រាឬថតចម្លងកំណត់ត្រាកិច្ចប្រជុំសម្រាប់អ្នកចូលរួម, ប្រវត្តិសាស្រ្តនិងបុគ្គលិកដែលត្រូវការដឹងពីអ្វីដែលកើតឡើងនៅក្នុងកិច្ចប្រជុំ។ បើគ្មានកិច្ចប្រជុំពេញប្រជុំទេនោះទស្សនវិស័យនៃភាពជោគជ័យរបស់កិច្ចប្រជុំត្រូវបានថយចុះ។
និយោជិតដែលធ្វើកំណត់ហេតុប្រជុំជាទូទៅជាសមាជិកនៃក្រុមនិងយកកំណត់ត្រានៅពេលចូលរួមក្នុងកិច្ចប្រជុំ។ នៅក្នុងការប្រជុំដែលមានកិច្ចដំណើរការនីតិវិធីពាក់ព័ន្ធនឹងច្បាប់ឬរដ្ឋាភិបាលភាពមិនប្រក្រតីឬតំរូវការដូចជាសវនាការជាដើមតម្រូវឱ្យមានការប្រជុំក្រុមប្រឹក្សាភិបាលរបស់ក្រុមហ៊ុនឬប្រាក់បញ្ញើបុគ្គលដែលមិនចូលរួមចូលរួមថតចម្លងជាផ្លូវការហើយជាញឹកញាប់កត់ត្រាដំណើរការនីតិវិធី។
និយោជិតដែលកត់ត្រាកំណត់ត្រាត្រូវតែមានត្រចៀកសម្រាប់លំអិតដើម្បីកត់ត្រាត្រឹមត្រូវ។ និយោជិកក៏ត្រូវមានកិច្ចការច្រើនដែលមានប្រសិទ្ធភាពក្នុងការចូលរួមប្រជុំនៅពេលដែលថតនាទី។
នៅក្នុងកិច្ចប្រជុំខ្លះបុគ្គលិកដូចគ្នាត្រូវចំណាយពេលនាទីនៅគ្រប់កិច្ចប្រជុំ។ ចំពោះអ្នកដទៃតួនាទីនៃអ្នកចូលរួមក្នុងកំឡុងពេលឆ្លងកាត់ពីបុគ្គលិកទៅនិយោជិក។ ដូចជា ភាពជាអ្នកដឹកនាំកិច្ចប្រជុំ តួនាទីរបស់អ្នកចងក្រង បង្កើតភាពជាអ្នកដឹកនាំ ការទំនាក់ទំនង និងជំនាញភាពជាអ្នកដឹកនាំក្នុងការប្រជុំ។
តើតម្រូវការអ្វីខ្លះនៃកំណត់ត្រាកិច្ចប្រជុំ?
តម្រូវការសម្រាប់អ្នកកត់ត្រាឬអ្នកកត់ត្រាកំណត់ត្រាមាន:
- កត់ត្រាត្រឹមត្រូវការសម្រេចចិត្តការសន្យានិងចំណុចពិភាក្សាសំខាន់ៗដែលបានធ្វើឡើងនៅឯកិច្ចប្រជុំ។
- កត់ត្រាធាតុសកម្មភាពដែលសមាជិកប្រជុំបានប្តេជ្ញាក្នុងការរួមចំណែកជាមួយនឹងកាលបរិច្ឆេទដល់កំណត់ដែលសមាជិកបានប្តេជ្ញាចិត្តក្នុងការបង្កើត។ ធាតុសកម្មភាពមានឈ្មោះភ្ជាប់ប៉ុន្តែការពិភាក្សាទូទៅមិនបានបញ្ជាក់ថានរណានិយាយអ្វីនៅក្នុងកិច្ចប្រជុំនៅកន្លែងធ្វើការក្រៅផ្លូវការទេ។
- ពិនិត្យឡើងវិញនូវការសម្រេចចិត្តសំខាន់ៗនិងការទទួលខុសត្រូវឬការប្តេជ្ញាចិត្តស្ម័គ្រចិត្តនិងធាតុសកម្មភាពនៅចុងបញ្ចប់នៃកិច្ចប្រជុំដូច្នេះអ្នកចូលរួមអាចពិនិត្យឡើងវិញនិងយល់ព្រមលើការកើតឡើងនិងការសន្យាមុនពេលចាកចេញពីកិច្ចប្រជុំ។
- មេដឹកនាំកិច្ចប្រជុំអាចស្នើសុំអ្នកកត់ត្រាកត់ត្រាការពិគ្រោះឡើងវិញក្នុងកំឡុងពេលប្រជុំ។
- នៅក្នុងកិច្ចប្រជុំជាបន្តបន្ទាប់អ្នកកត់ត្រាត្រូវចំណាយពេលមួយនាទីដើម្បីពិនិត្យមើលឡើងវិញនូវកំណត់ហេតុប្រជុំនៅពេលចាប់ផ្ដើមកិច្ចប្រជុំបន្ទាប់។ បុគ្គលិកដែលចូលរួមអាចបន្ថែមឬកែតម្រូវអ្វីដែលពួកគេមិនយល់ស្របជាមួយក្នុងនាទី។
- ការចែកចាយការថតចម្លងកំណត់ហេតុប្រជុំក្នុងរយៈពេល 24 ម៉ោងនៃកិច្ចប្រជុំគឺជា អនុសាសន៍ស្តង់ដារនៃអ្នកសម្របសម្រួលកិច្ចប្រជុំ ជាច្រើនឆ្នាំ។ ប៉ុន្តែទោះបីជាយ៉ាងណាក៏ដោយម៉ាស៊ីនថតចម្លងប្រហែលជាចំណាយពេលប៉ុន្មាននាទីនៅលើឧបករណ៍អេឡិចត្រូនិកដូចជាកុំព្យូទ័រយួរដៃឬក៏ iPad ជាដើម។ ដូច្នេះអ្នកចងក្រងគួរចែកឯកសារកំណត់ហេតុកិច្ចប្រជុំបន្ទាប់ពីការពិនិត្យរហ័សនៃវេយ្យាករណ៍វេយ្យាករណ៍និងភាពច្បាស់លាស់ - ជាញឹកញាប់នៅឬក្នុងរយៈពេលប៉ុន្មាននាទីនៃកិច្ចប្រជុំ។
អ្នកកត់ត្រាគឺជាតួនាទីមួយដែលកិច្ចប្រជុំត្រូវតែធានាថាលទ្ធផលនៃកិច្ចប្រជុំត្រូវបានផ្សព្វផ្សាយនិងអនុវត្តដោយអ្នកចូលរួម។ ដោយគ្មានកំណត់ត្រាអ្នកចូលរួមត្រូវតែពឹងផ្អែកលើការចងចាំរបស់អ្នកចូលរួមផ្សេងទៀត។ ធានាថានេះមិនមែនជាផែនការល្អទេ។
កំណត់ត្រារបស់អ្នកចងក្រងរបាយការណ៍ នៃកិច្ចប្រជុំគឺជាការចាំបាច់សម្រាប់ភាពជោគជ័យនៃកិច្ចប្រជុំដូចជាឯកសារចាំបាច់សម្រាប់កែលំអការបំពេញការងាររបស់បុគ្គលិក។