ការរៀបចំរបស់អ្នកកំណត់ថាតើអ្នកនឹងសម្រេចបានលទ្ធផលដែលអ្នកចង់បាន
ដោយរួមបញ្ចូលជាមួយនឹង កំណត់ហេតុនៃកិច្ចប្រជុំ ឯកសារ ដែលអ្នកចូលរួមទទួលបានបន្ទាប់ពីការប្រជុំរបៀបវារៈគឺជាផែនការសម្រាប់កិច្ចប្រជុំនិងការតាមដានដែលបានរាយការណ៍សម្រាប់កិច្ចប្រជុំមុន។
នៅពេលអ្នករៀបចំរបៀបវារៈសម្រាប់កិច្ចប្រជុំដែលមិនត្រូវបានកំណត់ពេលជាទៀងទាត់នោះជំហានខាងក្រោមនឹងជួយអ្នក។ ក្រោយមកទៀតនៅក្នុងអត្ថបទនេះអ្នកនឹងឃើញគំរូរបៀបវារៈសម្រាប់កិច្ចប្រជុំដែលបានកំណត់ជាទៀងទាត់។ កិច្ចប្រជុំពីរប្រភេទមានរបៀបវារៈស្រដៀងគ្នាប៉ុន្តែមិនដូចគ្នាទេ។
បង្កើតរបៀបវារៈប្រជុំ
ទីមួយកំណត់ថាតើបុគ្គលិកផ្សេងទៀតត្រូវការអ្វីដើម្បីជួយអ្នករៀបចំកិច្ចប្រជុំ។ បន្ទាប់មកសូមសម្រេចចិត្ដអំពីអ្វីដែលអ្នកសង្ឃឹមសម្រេចដោយរៀបចំកិច្ចប្រជុំ។ បង្កើត គោលដៅដែល អាចធ្វើបាន សម្រាប់កិច្ចប្រជុំរបស់អ្នក ។ គោលដៅដែលអ្នកកំណត់នឹងបង្កើតក្របខ័ណ្ឌសម្រាប់ ផែនការប្រជុំដែលមានប្រសិទ្ធិភាព ។ ធ្វើឱ្យប្រាកដថាអ្នកមិនបានគ្រោងទុកច្រើនជាងលទ្ធផលដែលអាចធ្វើទៅបានសមស្របក្នុងកំឡុងពេលកិច្ចប្រជុំរបស់អ្នក។
ដូចលោក Stephen Covey បាននិយាយនៅក្នុង "ទម្លាប់ប្រាំពីរនៃមនុស្សដែលមានប្រសិទ្ធិភាពខ្ពស់" "ចាប់ផ្តើមជាមួយនឹងការបញ្ចប់នៅក្នុងគំនិត" ។ គោលបំណងនៃការប្រជុំរបស់អ្នកនឹងកំណត់ការប្រជុំផ្តោតលើរបៀបវារៈកិច្ចប្រជុំនិងអ្នកចូលរួមក្នុងកិច្ចប្រជុំ។
ការបង្កើតរបៀបវារៈមួយកំពុងបង្កើតផែនការសម្រាប់កិច្ចប្រជុំ។
អ្នកចាប់ផ្តើមជាមួយគោលដៅសំខាន់ឬគោលបំណងដែលអ្នកកំពុងព្យាយាមសម្រេចដោយរៀបចំកិច្ចប្រជុំ។ នៅពេលអ្នកសំរេចចិត្តលើគោលដៅរបស់អ្នកអ្នកត្រូវកំណត់ថាតើអ្នកត្រូវការជំនួយពីបុគ្គលិកបន្ថែមដើម្បីរៀបចំរបៀបវារៈរបស់អ្នក។ ប្រសិនបើមានសូមអញ្ជើញពួកគេចូលរួមជាមួយអ្នកក្នុងការរៀបចំរបៀបវារៈរបស់អ្នកជាទូទៅតាមអ៊ីម៉ែលឬអត្ថបទដើម្បីកុំឱ្យមានសេចក្តីត្រូវការសម្រាប់កិច្ចប្រជុំបន្ថែមទៀត។
ការសំរេចចិត្តដើម្បីធ្វើឱ្យដូចដែលអ្នកបានអភិវឌ្ឍរបៀបវារៈកិច្ចប្រជុំរបស់អ្នក
បន្ទាប់ពីកំណត់គោលដៅរួមរបស់អ្នកអ្នកឬក្រុមរបស់អ្នកត្រូវធ្វើការសម្រេចចិត្តដូចខាងក្រោម។ ក្រៅពីគោលបំណងឬគោលដៅនៃកិច្ចប្រជុំនេះធាតុនីមួយៗនៃការដាក់បញ្ចូលនេះនឹងត្រូវបានបង្ហាញនៅក្នុងរបៀបវារៈនៃកិច្ចប្រជុំ។
- អ្នកចូលរួមដែលត្រូវការសម្រាប់កិច្ចប្រជុំពិតប្រាកដ,
- វត្ថុដែលត្រូវការការពិភាក្សាឬសកម្មភាពដែលនឹងនាំទៅដល់ការសម្រេចគោលបំណងឬគោលបំណង,
- ចំនួនពេលវេលាដែលអ្នករំពឹងទុកពីក្រុមនេះនឹងត្រូវការសម្រាប់ការពិភាក្សានៃធាតុគ្នា,
- កាលបរិច្ឆេទនិងពេលវេលាសម្រាប់កិច្ចប្រជុំ
- ទីតាំងសមរម្យមួយដែលនឹងធ្វើឱ្យអ្នកចូលរួមទាំងអស់មានភាពងាយស្រួលក្នុងកិច្ចប្រជុំ។
- ការងារមុនសម្រាប់កិច្ចប្រជុំ។ នេះនឹងរួមបញ្ចូលការអាន ឯកសារឯកសារ ទិន្នន័យកិច្ចប្រជុំប្រជុំពីកិច្ចប្រជុំមុនឬការរៀបចំផ្សេងទៀតដែលនឹងធ្វើឱ្យកិច្ចប្រជុំពិតប្រាកដរបស់អ្នកជោគជ័យ។ ការរៀបចំនេះគួរតែត្រូវបានភ្ជាប់ទៅនឹងសេចក្តីជូនដំណឹងនិងរបៀបវារៈនៃកិច្ចប្រជុំនៅពេលអ្នកចែកចាយដល់អ្នកចូលរួមដែលបានអញ្ជើញ។
បន្ថែមទៅលើធាតុនៃការសម្រេចចិត្តខាងលើនេះរបៀបវារៈនៃកិច្ចប្រជុំរបៀបរៀបរយគួរតែរួមមាន:
- ពិនិត្យឡើងវិញនូវគោលបំណងរបស់របៀបវារៈរបៀបវារៈនិងលទ្ធផលដែលរំពឹងទុកនិងផលិតផល។
- ពិនិត្យមើលឡើងវិញនូវកំណត់ហេតុនៃកិច្ចប្រជុំមុន។
- ពិនិត្យឡើងវិញនូវការរីកចម្រើនរបស់អ្នកចូលរួមទៅលើការប្តេជ្ញាចិត្តនិងធាតុសកម្មភាពដែលបានធ្វើឡើងនៅកិច្ចប្រជុំមុន។
- អ្នកចងក្រងឬ អ្នកដឹកនាំ ត្រូវកត់សម្គាល់ការប្ដេជ្ញាចិត្តរបស់អ្នកចូលរួមក្នុងកិច្ចប្រជុំបច្ចុប្បន្នជាធាតុរបៀបវារៈចុងក្រោយ។
សម្រេចថាតើអ្នកណាត្រូវចូលរួមដើម្បីសម្រេចរបៀបវារៈប្រជុំរបស់អ្នក
នៅពេលអ្នកសម្រេចចិត្តថាកិច្ចប្រជុំគឺជាការចាំបាច់ដើម្បីសម្រេចគោលដៅរបស់អ្នកអ្នកត្រូវបង្កើតបញ្ជីអ្នកចូលរួម។
មិនមែននិយោជិតម្នាក់ៗអាចចូលរួមឬគួរចូលរួមគ្រប់កិច្ចប្រជុំនោះទេប៉ុន្តែការអញ្ជើញអ្នកចូលរួមដែលត្រឹមត្រូវនឹងបង្កើនភាពជោគជ័យរបស់អ្នក។
របៀបដើម្បីកំណត់អត្តសញ្ញាណអ្នកចូលរួមដែលចាំបាច់ដើម្បីសម្រេចរបៀបវារៈកិច្ចប្រជុំរបស់អ្នក
កំណត់អ្នកចូលរួមរបស់អ្នកសម្រាប់ការប្រជុំគ្នាមួយឬខ្លីឬសម្រាប់ការប្រជុំជាទៀងទាត់ឬកំពុងបន្តដោយសួរខ្លួនឯងនូវសំណួរដូចខាងក្រោម។
- តើអ្នកណាត្រូវជាម្ចាស់ដំណោះស្រាយដែលក្រុមនេះមានការអភិវឌ្ឍ?
- តើអ្នកណាជាម្ចាស់ដំណើរការដែលក្រុមកំពុងពិភាក្សា?
- តើអ្នកណាត្រូវការស្គាល់ព័ត៌មានដែលអ្នកកំពុងចែកចាយ?
- តើអ្នកណាអាចផ្តល់ទិន្នន័យនិងការពិតដើម្បីដឹកនាំការធ្វើសេចក្តីសម្រេចចិត្ត?
- តើនរណាមានបទពិសោធឬជំនាញដើម្បីចែករំលែកជាមួយក្រុម?
- តើអ្នកណាត្រូវគាំទ្រការអនុវត្តដំណោះស្រាយឬភារកិច្ចណាមួយ?
- តើអ្នកណាត្រូវផ្តល់ការអនុញ្ញាត្តិឬធនធានដើម្បីសម្រេចលទ្ធផលនៃកិច្ចប្រជុំ?
- តើនរណាអាចជំទាស់នឹងការអនុវត្តន៍ដំណោះស្រាយឬទិសដៅណាមួយ?
តើអ្នកត្រូវការកិច្ចប្រជុំរបៀបវារៈសម្រាប់កិច្ចប្រជុំដែលបានកំណត់ពេលទៀងទាត់ដែរឬទេ?
មិនមែនគ្រប់កិច្ចប្រជុំទាំងអស់ត្រូវការរបៀបវារៈអភិវឌ្ឍន៍ផ្ទាល់ខ្លួនទេ។ និយោជិកភាគច្រើនបានកំណត់ពេលប្រជុំជាទៀងទាត់សម្រាប់នាយកដ្ឋានឬក្រុមការងាររបស់ពួកគេ។ អ្នកក៏មានក្រុមនិងគម្រោងដែលអ្នកចូលរួមផងដែរ។
គម្រោងដែលកំពុងដំណើរការអាចមិនតម្រូវឱ្យមានរបៀបវារៈអភិវឌ្ឍថ្មីសម្រាប់រាល់កិច្ចប្រជុំទេប៉ុន្តែក្រុមរបស់អ្នកនឹងត្រូវបានបំពេញដោយវិធីសាស្រ្តស្តង់ដារនៃកិច្ចប្រជុំរបស់អ្នក។
ការប្រជុំបុគ្គលិកដែលបានកំណត់ជាទៀងទាត់ត្រូវបានបែងចែកជា 3 ផ្នែកដែលនីមួយៗមានធាតុរបៀបវារៈស្តង់ដារដូចជាធាតុព័ត៌មានធាតុសកម្មភាពនិងការរៀបចំផែនការទៅមុខ។
សមាសភាគនៃរបៀបវារៈនៃកិច្ចប្រជុំសម្រាប់កិច្ចប្រជុំដែលបានកំណត់ពេលជាទៀងទាត់
ព័ត៌មានពត៌មាន
សរសេរធាតុរបៀបវារៈណាមួយដែលជាព័ត៌មានសម្រាប់រាល់ការប្រជុំ។ ឧទាហរណ៍អ្នកចាត់ការធ្វើបច្ចុប្បន្នភាពក្រុមអំពីលទ្ធផលនៃកិច្ចប្រជុំថ្នាក់ដឹកនាំជាន់ខ្ពស់។
ធាតុសកម្មភាព
ដាក់នៅក្នុងរបៀបវារៈអ្វីមួយដែលអ្នករំពឹងថាក្រុមនឹងចង់ពិនិត្យឡើងវិញនៅគ្រប់ពេលដែលបានកំណត់ពេល។ ឧទាហរណ៍ការអនុវត្តន៍ថវិកាសម្រាប់រយៈពេលនិងការកំណត់អត្តសញ្ញាណនៃការសន្សំការចំណាយនិងការកែលម្អជាបន្តបន្ទាប់ក្រុមមានគម្រោងដើម្បីសម្រេចបាន។
ផែនការមុន
ដាក់នៅលើរបៀបវារៈអ្វីដែលក្រុមចង់មានគម្រោងឬរៀបចំសម្រាប់ជាមុន។ ឧទាហរណ៏គោលដៅរយៈពេលខ្លីសម្រាប់ខែបន្ទាប់ឬតម្រូវការសម្រាប់ជំនួយការអ្នកសម្របសម្រួលលើការងារនាពេលខាងមុខនេះ។
ប្រសិនបើអ្នកធ្វើតាមការណែនាំទាំងនេះនៅពេលអ្នករៀបចំរបៀបវារៈកិច្ចប្រជុំរបស់អ្នកអ្នកបង្កើនលទ្ធភាពដែលកិច្ចប្រជុំរបស់អ្នកនឹងបង្កើតលទ្ធផល។
របៀបវារៈកិច្ចប្រជុំគំរូសម្រាប់កិច្ចប្រជុំដែលបានកំណត់ជាទៀងទាត់
ប្រើរបៀបវារៈគំរូនេះសម្រាប់ការប្រជុំទៀងទាត់ដើម្បីធានាថាកិច្ចប្រជុំរបស់អ្នកបង្កើតលទ្ធផលដែលអ្នកស្វែងរក។
- កក់ក្តៅនិងស្វាគមន៍។ ពិចារណាអំពីការ បំបែកទឹកកក ខ្លីអាស្រ័យលើថាតើក្រុមជួបគ្នាញឹកញាប់ប៉ុណ្ណា។
- ពិនិត្យឡើងវិញនូវគោលបំណងរបស់របៀបវារៈរបៀបវារៈនិងលទ្ធផលដែលរំពឹងទុកនិងផលិតផល។
- ពិនិត្យមើលឡើងវិញនូវកំណត់ហេតុនៃកិច្ចប្រជុំមុន។
- ផ្តល់ព័ត៌មានពីនាយកដ្ឋាននិងក្រុមហ៊ុនសមស្របដែលក្រុមត្រូវការ។
- ពិនិត្យវឌ្ឍនភាពលើធាតុសកម្មភាពផែនការសកម្មភាពនិងការប្តេជ្ញាចិត្ត។ ពិនិត្យមើលវឌ្ឍនភាពក្រុមលើគោលដៅ។
- ពិភាក្សានិងធ្វើការសម្រេចចិត្តអំពីធាតុរបៀបវារៈសម្រាប់កិច្ចប្រជុំនេះ។
- កំណត់ជំហានបន្ទាប់។
- កំណត់គោលបំណងលទ្ធផលនិងរបៀបវារៈសម្រាប់កិច្ចប្រជុំបន្ទាប់។
- នៅចុងបញ្ចប់នៃកិច្ចប្រជុំអ្នកកត់ត្រាគួរពិនិត្យឡើងវិញនូវការប្តេជ្ញាចិត្តរបស់ប្រជាជនក្នុងអំឡុងពេលកិច្ចប្រជុំ។
- កំណត់អត្តសញ្ញាណជំនួយដែលត្រូវការពីមនុស្សមិនមែននៅក្នុងក្រុមនិងផ្តល់ឱ្យអ្នកចូលរួមធ្វើការទំនាក់ទំនង។
- កំណត់អ្នកដែលនៅខាងក្រៅអ្នកចូលរួមកិច្ចប្រជុំត្រូវដឹងពីអ្វីនិងសម្រេចចិត្តថាតើអ្នកនឹងសម្រេចបាននូវទំនាក់ទំនង។
- ផ្ញើនាទីចេញក្នុងរយៈពេល 24 ម៉ោងនៃការប្រជុំឬភ្លាមៗប្រសិនបើអ្នកកត់ត្រាបានយកកំណត់សម្គាល់តាមអេឡិចត្រូនិក (បទដ្ឋាន) ។
បន្ថែមទៀតដែលទាក់ទងទៅនឹងការរៀបចំកិច្ចប្រជុំប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាព