របៀបសរសេរ RFP

បង្កើត RFP ដែលនឹងទទួលបានលទ្ធផល

ជួនកាលត្រូវបានគេហៅថា RFP ឬ RFQ សម្រាប់ "ការស្នើសុំសម្រង់" គឺជាឯកសារដែលជាបញ្ហារបស់ក្រុមហ៊ុននៅពេលដែលវាចង់ទិញផលិតផលហើយវាចង់បង្ហាញលក្ខណៈជាក់លាក់របស់វាដល់សាធារណជន។ នេះជាករណីមួយដែលក្រុមហ៊ុនជាច្រើននឹងដេញថ្លៃលើការងារឬការងារហើយវាអញ្ជើញតម្លៃប្រកួតប្រជែងច្រើន។ ប៉ុន្តែកិច្ចខិតខំប្រឹងប្រែងរបស់អ្នកអាចបង្កើតការដេញថ្លៃដែលជាពេលវេលាខ្ជះខ្ជាយពេលវេលារបស់អ្នកឬកាន់តែអាក្រក់មិនមានការដេញថ្លៃទាល់តែសោះប្រសិនបើអ្នកមិនរៀបចំឯកសារ RFP ឱ្យបានត្រឹមត្រូវ។

នេះជាវិធីដែលត្រូវធ្វើអំពីជោគជ័យនេះ។

ភាពលំបាក: មធ្យម

ពេលវេលាដែលត្រូវការ: ជារឿយៗត្រូវចំណាយពេលច្រើនថ្ងៃ

នេះជារបៀប:

1. ធ្វើលំហាត់នៅផ្ទះរបស់អ្នក: បង្ហាញនូវអ្វីដែលអ្នកត្រូវការអ្វីដែលអ្នកចង់បាននិងអ្វីដែលអាចធ្វើបានមុនពេលអ្នកចាប់ផ្តើមសរសេរ RFP របស់អ្នក។ កុំចេញ RFP សម្រាប់ម៉ាស៊ីនដែលអាចផលិតធាតុក្រាហ្វិក 1,500 ក្នុងមួយម៉ោងប្រសិនបើអ្នកមិនដែលលក់ច្រើនជាង 25 ក្នុងមួយខែ។ វាគ្មានចំនុចណាមួយក្នុងការចេញ RFP សម្រាប់រថយន្តហោះនៅពេលដែលអ្នកនាំសារអាចឆ្លងកាត់ចរាចរណ៍បានលឿនតាមកង់។
2. កំណត់រវាងតម្រូវការរបស់អ្នកនិងចង់បាន: ប្រសិនបើអ្នកចង់ទិញកម្មវិធីដែលអាចបញ្ជូនរូបភាពរវាងទីចាត់ការនិងរថយន្តរបស់អ្នកនៅកន្លែងការងារនោះអ្នកអាចបញ្ជាក់ពីចំនួនរូបភាពដែលអ្នកត្រូវការក្នុងមួយវិនាទីទំហំអតិបរមានៃរូបភាពដែលអ្នកត្រូវការនិង ដំណោះស្រាយចាំបាច់។ សូមប្រាកដថាវាអាចជាស្រស់ស្អាតដើម្បីឱ្យមានរូបភាពទាំងនោះនៅក្នុងពណ៌ប៉ុន្តែពិតជាចាំបាច់មែនទេ? ប្រសិនបើអ្នកពិតជាត្រូវការជាក់លាក់ជាក់លាក់ចូរប្រើពាក្យដូចជា "នឹង" "ត្រូវ" និង "ត្រូវ។ " នេះបង្ហាញថាទាំងនេះគឺជាតម្រូវការ។ លក្ខណៈពិសេសដែលគ្រាន់តែ "ចង់បាន" គួរតែត្រូវបានកំណត់ដោយពាក្យដូចជា "អាច" "អាច" និង "ស្រេចចិត្ត" ។

1. សម្រេចចិត្តថាអ្នកឈ្នះនឹងមានរូបរាងដូចម្ដេ ចៈសំណើដែលអ្នកទទួលបានដើម្បីឆ្លើយតបទៅនឹង RFP របស់អ្នកនឹងខុសគ្នា។ ក្រុមហ៊ុនឆ្លើយតបនីមួយៗនឹងមានចំណុចខ្លាំងនិងចំណុចខ្សោយផ្សេងៗគ្នា។ អ្នកខ្លះនឹងផ្តោតលើការចំណាយទាបបំផុត។ អ្នកផ្សេងទៀតនឹង មានគុណភាពល្អបំផុត ។ ប៉ុន្តែអ្នកផ្សេងទៀតនឹងផ្តល់នូវលក្ខណៈពិសេសពេញលេញ។ ការសម្រេចចិត្តនៅពីមុខនូវអ្វីដែលអ្នកកំពុងស្វែងរក - ការចំណាយទាបបំផុតការដឹកជញ្ជូនលឿនបំផុតឬការរួមបញ្ចូលគ្នារវាងអ្នកទាំងពីរ។

1. រៀបចំឯកសារ : អ្វីដែលអ្នក សរសេរសម្រាប់ជំនួញ គួរតែត្រូវបានផ្តល់គំនិតជាច្រើនហើយគួរតែត្រូវបានរៀបចំ។ គ្រោងគឺជាកន្លែងដ៏ល្អដើម្បីចាប់ផ្តើម។ នៅអប្បបរមាអ្នកនឹងត្រូវការផ្នែកសម្រាប់ការណែនាំតម្រូវការលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យការជ្រើសរើសពេលវេលានិងដំណើរការ។ ភាគច្រើននៃផ្នែកទាំងនេះនឹងមានផ្នែករង។
2. សរសេរសេចក្តីផ្តើម : នេះគឺជាកន្លែងដែលអ្នកនឹងពន្យល់អ្នកដេញថ្លៃដែលមានសក្តានុពលថាហេតុអ្វីបានជាអ្នកបោះពុម្ភផ្សាយ RFP និងអ្វីដែលអ្នកសង្ឃឹមថានឹងទទួលបានដោយការធ្វើដូច្នេះ។ សេចក្តីណែនាំក៏អាចរួមបញ្ចូលនូវសេចក្ដីសង្ខេបនៃចំណុចគន្លឹះពីផ្នែកផ្សេងទៀតរួមទាំងកាលបរិច្ឆេទកំណត់។ ការណែនាំ RFP សម្រាប់ប្រព័ន្ធបញ្ជូនរូបភាពអាចអាននូវអ្វីមួយដូចនេះ: "ក្រុមហ៊ុន XYZ ស្នើសុំគម្រោងដែលអាចទុកចិត្តបាននិងមានភាពងាយស្រួលក្នុងការបញ្ជូនរូបភាពពីការិយាល័យធំ ៗ ទៅរថយន្តដឹកទំនិញគ្រប់ទីកន្លែងនៅក្នុងតំបន់ទី្រកុង។ ត្រូវតែទទួលបាននៅថ្ងៃច័ន្ទទី 5 ខែមីនាឆ្នាំ 2007 វេលាម៉ោង 8 ព្រឹក PST ។ "
3. ពន្យល់ពីតម្រូវការ : ផ្នែកនេះគឺជាផ្នែកសំខាន់បំផុតហើយជាទូទៅវាចំណាយពេលច្រើនបំផុត។ អ្នកនឹងត្រូវបញ្ជាក់ទំហំនិងភាពច្បាស់លាស់នៃរូបភាពដែលត្រូវបានបញ្ជូននិងល្បឿនដែលចាំបាច់។ ត្រូវមានលក្ខណៈជាក់លាក់ប៉ុន្តែកុំប្រាប់អ្នកដេញថ្លៃថាតើអ្នកចង់ឱ្យការងារនេះសម្រេចបានលុះត្រាតែវាសំខាន់។ អ្នកប្រហែលជាចង់បំបែកផ្នែកនេះឡើងទៅជាផ្នែករងដោយប្រព័ន្ធ។ ឧទាហរណ៍: a) ទំហំនិងគុណភាពរូបភាព b) ការបញ្ជូន (ដែលអាចរួមបញ្ចូលទាំងល្បឿនដែលអ្នកចង់បាននិងតម្រូវការណាមួយដែលធ្វើឱ្យការបញ្ជូនមានសុវត្ថិភាព) និងគ) ជម្រើសដែលអ្នកចង់បាន (ដែលអ្នកអាចរាយពណ៌ជាជម្រើសដែលអ្នកចង់បាន) ។

1. លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យនៃការជ្រើសរើស : នេះគឺជាកន្លែងដែលអ្នកប្រាប់អ្នកដេញថ្លៃថាតើអ្នកនឹងជ្រើសរើសយកការដេញថ្លៃដែលឈ្នះ។ អ្នកអាចបកស្រាយបានច្រើនឬតិចតាមដែលអ្នកចូលចិត្ត។ វាជាគំនិតដ៏ល្អក្នុងការរួមបញ្ចូលការកាត់ទោសដូចជា "អ្នកដេញថ្លៃឈ្នះប្រសិនបើមានណាមួយនឹងត្រូវបានជ្រើសរើសដោយការវិនិច្ឆ័យរបស់ក្រុមហ៊ុន XYZ ។ " ការស្នើសុំ RFP របស់រដ្ឋាភិបាលមួយចំនួនមានលក្ខណៈជាក់លាក់អំពីលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យនៃការជ្រើសរើសប៉ុន្តែ RFPs ពាណិជ្ជកម្មភាគច្រើនមិនជាក់លាក់។ អ្នកប្រហែលជាចង់បង្កើតសៀវភៅបញ្ជីមួយដែលផ្តល់ជូននូវការដេញថ្លៃនីមួយៗនៃពិន្ទុនៅក្នុងប្រភេទនីមួយៗបន្ទាប់មកមានក្រុមមួយជ្រើសរើសយកការដេញថ្លៃ "ល្អបំផុត" ពីលេខដែលមានពិន្ទុកំពូលទាំងបី។
2. ពេលវេលា : ផ្នែកនេះប្រាប់ក្រុមហ៊ុនដែលចង់ដាក់ដេញថ្លៃលើ RFP របស់អ្នកអំពីរបៀបដែលពួកគេត្រូវធ្វើយ៉ាងឆាប់រហ័សនិងរយៈពេលដែលដំណើរការត្រូវបានរំពឹងទុក។ ត្រូវមានហេតុផលនៅពេលអ្នកកំណត់ពេលវេលារបស់អ្នក។ កុំសួររកសំណើសម្រាប់ប្រព័ន្ធស្មុគស្មាញបន្ទាប់មកផ្តល់ឱ្យអ្នកដេញថ្លៃតែពីរបីថ្ងៃដើម្បីឆ្លើយតប។ ផ្តល់ពេលវេលាយូរដើម្បីរៀបចំការដេញថ្លៃប្រសិនបើ RFP របស់អ្នកមានទំហំធំប្រសិនបើទិញមានភាពស្មុគស្មាញឬប្រសិនបើអ្នកត្រូវការការឆ្លើយតបលម្អិត។ នេះក៏ជាកន្លែងដែលអ្នកអាចប្រាប់អ្នកដេញថ្លៃថាតើរយៈពេលនៃដំណើរការវាយតម្លៃនឹងត្រូវបានគេប្រាប់នៅពេលដែលពួកគេនឹងត្រូវបានជូនដំណឹងថាតើពួកគេទទួលជោគជ័យនិងថាតើពួកគេត្រូវផ្តល់ឱ្យបានឆាប់ប៉ុណ្ណា។

1. ដំណើរការ: ប្រើផ្នែកនេះដើម្បីពន្យល់ពីដំណើរការនៃដំណើរការនេះពីការបញ្ជូន RFP ទៅការផ្តល់កិច្ចសន្យានិងការចាប់ផ្តើមការងារ។ ផ្នែកនេះអាចនិយាយបានថា "ការដេញថ្លៃត្រូវបង់តាមកាលបរិច្ឆេទដែលបានបញ្ជាក់នៅក្នុងជំហានទី 8 ខាងលើ។ " ការដេញថ្លៃទាំងអស់នឹងត្រូវបានពិនិត្យឡើងវិញដើម្បីធានាថាពួកគេបំពេញតាមតម្រូវការទាំងអស់និងឆ្លើយតប។ ការដេញថ្លៃឆ្លើយតបទាំងអស់នឹងត្រូវបានបញ្ចូលក្នុងប្រភេទ X (អ្នកអាចដាក់ឈ្មោះប្រភេទប្រសិនបើ អ្នកចង់បាន) ហើយការដេញថ្លៃកំពូលទាំងបីនឹងត្រូវវាយតម្លៃដោយក្រុមការងារសំណើរដើម្បីជ្រើសរើសយកអ្នកឈ្នះនិងអ្នកជំនួស។ ការចរចាជាមួយអ្នកឈ្នះរង្វាន់ត្រូវបានគេរំពឹងថានឹងទទួលបានពានរង្វាន់កិច្ចសន្យាក្នុងរយៈពេលពីរសប្តាហ៍។ "
2. សម្រេចចិត្តពីរបៀបផ្ញើ RFPs: RFPs ភាគច្រើនត្រូវបានផ្ញើចេញប៉ុន្តែពួកគេមិនចាំបាច់ត្រូវធ្វើទេ។ អ្នកអាចផ្ញើ RFP ដោយអ៊ីម៉ែលឬអ្នកអាចប្រកាសវានៅលើគេហទំព័ររបស់ក្រុមហ៊ុនអ្នក។ គ្រាន់តែប្រាកដថាដើម្បីបញ្ជាក់ឈ្មោះឬលេខដែលអ្នកដេញថ្លៃគួរតែប្រើដើម្បីកំណត់ RFP ដែលពួកគេកំពុងឆ្លើយតប។
3. សម្រេចថាអ្នកណានឹងទទួលបាន RFP: អ្នកប្រហែលជាបានកំណត់អត្តសញ្ញាណអ្នកផ្គត់ផ្គង់ដែលអ្នកចង់ទិញ។ ក្រុមហ៊ុនរបស់អ្នកអាចមានបញ្ជីអ្នកលក់ដែលអាចទទួលយកបាន។ ប្រសិនបើអ្នកមិនស្វែងរកទេអ្នកអាចស្វែងរកអ្នកលក់ដែលមានលទ្ធភាពតាមរយៈ បណ្ដាញអាជីព របស់អ្នកដោយការស្វែងរកតាមអ៊ីនធឺណិតឬដោយការសួរអ្នកលក់ដែលជឿទុកចិត្តលើឯកសារផ្សេងទៀតសម្រាប់អនុសាសន៍របស់ពួកគេ។ កុំកំណត់បញ្ជីរបស់អ្នកដែលបានទទួល RFP របស់អ្នកទៅឱ្យក្រុមហ៊ុនធំ ៗ ឬអ្នកលក់ "ដែលបានបង្កើតឡើង" ប៉ុណ្ណោះ។ អ្នកអាចរកឃើញគំនិតល្អប្រសើរជាងមុននិងតម្លៃកាន់តែប្រសើរពីអ្នកលក់តូចៗដែលជាញឹកញាប់មានចំណាប់អារម្មណ៍ចង់ឈ្នះជំនួញរបស់អ្នក។
4. ផ្ញើ RFP ។